O seu arquivo está num endereço específico de um hardware de armazenamento.
Um arquivo de dados, seja ele um texto, uma imagem, uma planilha, uma apresentação, um mp3, ou outro qualquer, é um conjunto de códigos de máquina. Somente uma máquina pode literalmente ler um arquivo de dados. O que visualizamos na tela, no papel ou ouvimos nas caixas de som são traduções feitas pelos softwares da linguagem de máquina em formas que podemos apreender.
Os hardwares de armazenamento, como máquinas que são, sabem apenas obedecer comandos. Se você "mandar" que ele grave um determinado arquivo em tal ou qual pasta, ele o fará. Portanto, devemos saber onde guardamos o nosso arquivo.
Imagine que convidemos alguém para que visite a nossa casa e informemos apenas o bairro ? Dificilmente a pessoa chegará em nossa casa. Se, ao salvarmos um arquivo não observamos onde ele foi gravado, dificilmnente o acharemos de novo.
Às vezes há uma confusão da finalidade do software. É comum ouvirmos de alguém que não está achando o seu arquivo que ele estava gravado no Windows ou no Word...Ora, Windows, Word, Excel, Internet Explorer são tradutores e não armazenadores. É claro que você utilizará o software no processo de gravação, mas o local de gravação é o hardware, ou melhor, o endereço do hardware.
Uma boa estratégia de armazenamento é criar pastas e arquivos com nomes mnemônicos que descrevam o conteúdo.